1947 yılında doğdu. Ankara Üniversitesi Siyasal Bilgiler Fakültesi (1969) ile Ankara Üniversitesi Dil Tarih Coğrafya Fakültesi Tarih Bölümü’nü bitirdi. Chicago Üniversitesi’nde master çalışmasını Prof. Halil İnalcık ile yaptı.
“Tanzimat Sonrası Mahalli İdareler” adlı tezi ile doktor, “Osmanlı İmparatorluğu’nda Alman Nüfuzu” adlı çalışmasıyla doçent oldu. Viyana, Berlin, Paris, Princeton, Moskova’da misafir profesör olarak ders verdi, Roma, Sofya, Cambridge, Oxford ve Tunus üniversitelerinde seminerler ve konferanslar verdi. Yerli ve yabancı bilimsel dergilerde Osmanlı tarihinin 16. ve 19. yüzyılı ve Rusya tarihiye ilgili makaleler yayınladı. 1989-2002 yılları arasında Siyasal Bilgiler Fakültesi’nde İdare Tarihi Bilim Dalı Başkanı olarak görev yapmış, 2002 yılında Galatasaray Üniversitesi Hukuk Fakültesi Hukuk Tarihi anabilim dalı başkanı olmuştur.
Topkapı Sarayı Müzesi’nin 2005-2012 yılları arasında başkanlığını yaptı. Halen Milli Saraylar Bilim Kurulu Başkanı’dır. Kendisiyle İngilizce, Fransızca, Almanca, Rusça ve İtalyanca yazışma yapılabilir. İlber Ortaylı, Uluslararası Osmanlı Etüdleri Komitesi Başkan yardımcısı ve Avrupa İran Tetkikleri Cemiyeti üyesidir.
Rusya Federasyonu Devlet Başkanlığı Puşkin Nişanı, Avusturya Devlet Kültür Nişanı, Italia Solidariata Şövalyesi (İtalya Devlet Başkanlığı), Fransa Devlet Kültür Nişanı, Rusya Bilimler Akademisi Şarkiyat Enstitüsü Onursal Profesörü, Makedonya İlimler Akademisi (MANU) Onur Üyesidir.
